Hoy no vamos a hablar de los funcionarios con habilitación de carácter nacional. Sabemos que desde hace algunos años existen “otros” habilitados, en su momento una de las novedades de la Ley 39/2015 (aunque la figura arranca de la siempre infravalorada Ley 11/2007, de 22 de junio), cuyo nombramiento expreso consideramos necesario para dar cumplimiento a lo establecido en la misma de cara a la realización de distintas gestiones imprescindibles para la ciudadanía.
En efecto, lejos de ser una institución que opera automáticamente por su mera aparición en la norma, a fin de ofrecer seguridad jurídica y asegurar el buen funcionamiento de la Oficina de Asistencia en Materia de Registros del Ayuntamiento, resulta conveniente dotar de la consiguiente habilitación expresa a los empleados públicos que deban asistir a los ciudadanos en sus relaciones por medios electrónicos con dicha Administración, todo ello de acuerdo con el marco establecido en los artículos 9 a12, 16, 27 y 28, 53 y 66, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre (antes el art. 22.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos), y los artículos 30 y 31 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (antes el art. 16 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, de desarrollo parcial de la ley 11/2007).
El aludido art. 30 del Real Decreto 203/2021 (“Identificación o firma electrónica de las personas interesadas mediante personal funcionario público habilitado”) dispone literalmente en su primer apartado:
«1. De acuerdo con lo previsto en el segundo párrafo del artículo 12.2 de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, si algún interesado no incluido en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la ley no dispusiera de los medios electrónicos necesarios para su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo, estas podrán ser válidamente realizadas por personal funcionario público habilitado mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado se identifique ante el funcionario o funcionaria y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia por escrito para los casos de discrepancia o litigio.
El funcionario habilitado entregará al interesado toda la documentación acreditativa del trámite realizado, así como una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado, cuyo formulario estará disponible en el Punto de Acceso General Electrónico de la respectiva Administración
2. En el ámbito estatal la identificación y firma electrónica del interesado conforme al procedimiento descrito en el apartado anterior se realizará necesariamente por un funcionario público inscrito a tal efecto en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado.
La identificación o firma electrónica en el procedimiento por personal funcionario público habilitado sólo será válida para los trámites y actuaciones que haya determinado con carácter previo cada ministerio, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente y en los términos que se especifiquen mediante orden conjunta de la persona titular del Ministerio de Política Territorial y Función Pública y de la persona titular del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. En el PAGe de la Administración General del Estado y en las sedes electrónicas asociadas de cada ministerio o en la sede electrónica o sede asociada del organismo público o entidad de derecho público en su ámbito de competencia, se mantendrá una relación pública, permanentemente actualizada, de dichos trámites y actuaciones.».
Por otra parte, la Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, regula el Registro de funcionarios habilitados para la identificación y autenticación de ciudadanos en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes, atiende su vocación de marco jurídico general en la implantación de la administración electrónica en este aspecto, previendo el legislador la posibilidad de sumarse posteriormente al Registro de la AGE mediante la suscripción del oportuno convenio, conforme establece la disposición adicional primera de la mencionada Orden. La Orden HFP/633/2017, de 28 de junio, por la que se aprueban los modelos de poderes inscribibles en el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado y en el registro electrónico de apoderamientos de las Entidades Locales y se establecen los sistemas de firma válidos para realizar los apoderamientos apud acta a través de medios electrónicos deroga parcialmente la norma anterior. Posteriormente se aprueba la Orden PCM/1384/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro Electrónico de apoderamientos en el ámbito de la Administración General del Estado, que deroga la Orden HAP/1637/2012, de 5 de julio, por la que se regula el Registro Electrónico de Apoderamientos, así como la citada Orden HFP/633/2017.
En el ámbito de la administración municipal, el nombramiento formal con asignación de funciones al que nos estamos refiriendo correspondería a la Alcaldía, de acuerdo con las competencias atribuidas por el art. 21 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local. En dicho Decreto o Resolución de Alcaldía debería designarse nominalmente el listado de los empleados y empleadas públicos que, bajo la dependencia funcional de la Secretaría General o la Secretaría-Intervención, de las cuales dependen las Oficinas de Asistencia en materia de Registros (arts. 2.2 y 3.2.l del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional), se adscriben a la misma para su actuación como empleados públicos habilitados del Ayuntamiento. En nuestra opinión debería constar:
APELLIDOS Y NOMBRE
DENOMINACIÓN PUESTO/FUNCIONES
UNIDAD ORGANIZATIVA DEL EMPLEADO <...> (la unidad organizativa puede ser la OAMR en todos los casos o bien, si se quiere habilitar a algún empleado/a más, se indicará a qué departamento pertenece)
RÉGIMEN JURÍDICO <...> (aquí se debe indicar si es funcionario o laboral; en principio se quiso cerrar el debate en torno a que todos serán funcionarios, ya que, en efecto, las funciones que vamos a exponer a continuación son todas públicas, en algunos casos muy cerca de la categoría de potestades, pero sugerimos acogernos al concepto amplio de “empleado público” para no cerrar la puerta en caso de necesidad o directamente imposibilidad, especialmente en pequeños Ayuntamientos)
En cuanto a la asignación de funciones, debe constar expresamente que los empleados públicos que se relacionen en el Decreto, independientemente del régimen jurídico, funcionarial o laboral, al que estén sometidos, así como los empleados que en el futuro puedan adscribirse para el desempeño de sus funciones en la Oficina de asistencia en materia de registros del Ayuntamiento, están habilitados para las siguientes tareas en el desempeño de sus funciones:
- 1) Identificación de los interesados en el procedimiento administrativo verificando, en todo caso, su identidad, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente [art. 9.1 de la Ley 39/2015], así como en cualesquiera otras bases de datos municipales o públicas que se pudieran, en su caso, consultar.
- 2) La recepción y digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que las acompañen, dirigidos a cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que las normas determinen la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización [art. 16.4.d) de la Ley 39/2015]
- 3) La expedición de los recibos que acrediten la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos [art. 16.3 (in fine) de la Ley 39/2015].
- 4) La anotación de los asientos de entrada en el Registro, siempre que al documento o documentos que hayan sido objeto de previa digitalización, el valor o asignación de estado de elaboración del documento sea el de “copia” [art. 16.2 y 16.5 de la Ley 39/2015], así como la anotación de los asientos de salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos de las Administraciones públicas, de sus entidades u organismos vinculadas o dependientes, o a los ciudadanos, cuando dichos asientos no se realicen directamente desde la correspondientes Unidades Administrativas.
- 5) La asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados [artículos 12.2 y 13.b) de la Ley 39/2015] facilitando orientación e información para la obtención y utilización del sistema de autenticación y firma electrónica Cl@ve (de un solo uso o permanente), así como de otros que fueren de uso común.
- 6) La práctica de la notificación cuando la persona interesada lo solicite con ocasión de su comparecencia espontánea, o la de su representante, en las oficinas de asistencia en materia de registros, recogiendo el recibí de forma manuscrita en una copia papel del documento entregado que después será digitalizado e incorporado al expediente [art. 41 de la Ley 39/2015].
- 7) Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige [art. 66.1 Ley 39/2015].
- 8) Poner a disposición de los interesados los modelos que permitan la presentación simultánea de varias solicitudes, así como los modelos normalizados [art. 66.4 y 66.6 de la Ley 39/2015].
- 9) Asistencia específica en la identificación y firma electrónica de los interesados que no dispongan de los medios electrónicos necesarios [artículo 12.2 (párrafo 2º) de la Ley 39/2015], realizándose válidamente dicha identificación y/o firma electrónica en el procedimiento administrativo por el funcionario público habilitado, mediante el uso del sistema de firma electrónica del que este dotado para ello, siempre que se trate de un interesado que de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 39/2015, no esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración. A los expresados efectos será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
- 10) Atribución del valor o asignación de estado de elaboración del documento “copia auténtica” [artículo 16.2 y 16.5 de la Ley 39/2015] a los documentos que con valor de original presenten los interesados en la oficina de asistencia en materia de registros para su incorporación a un expediente administrativo, tras su digitalización [artículo 27.2 (último párrafo) y 27.4 (párrafo 2º) de la Ley 39/2015].
- 11) Intervenir en el otorgamiento de los apoderamientos «apud acta» que realicen los interesados mediante comparecencia personal en la Oficina de Asistencia en materia de Registros, para las actuaciones administrativas o trámites ante el Ayuntamiento de Alzira [artículo 6.5 de la Ley 39/2015]. La documentación del poder otorgado a un apoderado, bien para que pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración Pública, bien para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante ante una Administración u organismo concreto, o bien para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente para los trámites especificados en el poder, así como, en su caso, para revocar los poderes que pudiera haber otorgado el interesado, se realizará en la forma, con los requisitos y utilizando los Modelos aprobados y establecidos en la Orden PCM/1384/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro Electrónico de apoderamientos en el ámbito de la Administración General del Estado (anteriormente en los Anexos de la Orden HFP/633/2017, de 28 de junio, publicada en el BOE de 4 de julio). Estos Modelos se entenderán sustituidos por los que en cada momento puedan aprobarse por Orden del órgano competente de la Administración General del Estado y que estarán disponibles en la Oficina de Asistencia en materia de Registros para su entrega a los ciudadanos que lo puedan solicitar.
- 12) Cualesquiera otras que deriven de los artículos 9 a12, 16, 27 y 28, 53 y 66, de la Ley 39/2015 y su normativa de desarrollo, así como las relacionadas con las anteriores y las que faciliten el ejercicio de los derechos de las personas recogidos en el art. 13 de la Ley 39/2015.
Tras la aprobación del Decreto, deberán inscribirse e incorporarse todas las habilitaciones que procedan en la herramienta Habilit@ (Registro de Funcionarios Habilitados), dependiente de la Administración General del Estado, o su equivalente, para la constancia y garantía de la interoperabilidad de las habilitaciones conferidas.
Por último, la habilitación que se atribuye a los empleados públicos relacionados en la resolución del Alcalde, tendrá efectos desde la fecha en que se dé publicidad a la misma en la Sede Electrónica del Ayuntamiento y se extenderá indefinidamente hasta la fecha en que, en su momento, se haga pública por el mismo medio una nueva resolución, por la que en su caso se rectifique, modifique o revoque la habilitación conferida.